Question 1 MS - Office क्या है ? इसके component लिखिए।
Ans. MS - Office - Microsoft Office Microsoft company का एक लोकप्रिय office suit है Microsoft Office एक ऐसा पैकेज है जिसके द्वारा ऑफिस के सभी कार्य किये जा सकते हैं जैसे पत्र का प्रारूप , तैयार करना, गणना , प्रस्तुतीकरण, डाटाबेस प्रबंधन , ईमेल आदि ।
इन सभी कार्य को कंप्यूटर की माध्यम से करने के लिए सॉफ्टवेयर का पैकेज माइक्रोसॉफ्ट ने तैयार किया है जिसके अंतर्गत निम्न सॉफ्टवेयर आते हैं। MS Office components -
(1) MS word
(2) MS excel
(3)MS Power Point
(4) MS access
(5) MS front page
(6) MS out look
(7) MS One note
(8) MS publisher
(9) MS picture manager
MS - Office component - MS -Office के component निम्न है-
1)MS Word -
MS Word MS Office का ही एक सॉफ्टवेयर है जिसे माइक्रोसॉफ्ट द्वारा ही बनाया गया है। MS Word एक वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर है। या हमें Typing, Editing, Formating, एवं printing के Mail Marge, Resume आदि कार्यों के लिए किया जाता है। यह एक महत्वपूर्ण सॉफ्टवेयर है, जो अपने कार्यों के कारण प्रसिद्ध है।
2) MS Excel -
MS Excel एक स्प्रेडशीट -अनु प्रयोग है यह MS Officeका एक भाग है इसकी मुख्य विशेषताओं में इसकी गणना सुविधाएं रेखांकन उपकरण , पिवट तालिका और एक मैर्कोर्पोर्गामिंग भाषा है। इसमें गणितीय संख्यकीय गणना ग्राफ में साथ बहुत बड़ी मात्रा में डाटा को व्यवस्थित किया जा सकता है।
3) MS PowerPoint -
इसका प्रथम संस्करण 22 में 1990 को आया मुख्य रूप से यह presentation software है जिसमें स्लाइड्स कि माध्यम से विषय वस्तु प्रस्तुत की जाती है।
4) MS Outlook
MS की ओर से पर्सनल इनफॉरमेशन मैनेजर है जो दो रूपों में उपलब्ध है एक प्रथम अनुप्रयोग के रूप में साथ ही माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस Suit के रूप में मुख्य रूप से इसका प्रयोग ईमेल मैनेजमेंट के लिए होता है इसमें एक कैलेंडर, टास्क मैनेजर, कांटेक्ट मैनेजर, नॉट टेकिंग एक पत्रिका और वेब ब्राउजिंग शामिल है।
5) MS Access
एक डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली है इसका उपयोग डेटाबेस बनाने मैनेज करने विश्लेषण करने एवं रिपोर्ट बनाने के लिए किया जाता है।
कुछ अन्य सॉफ्टवेयर जैसे विजुअल बेसिक आदि भी एमएस एक्सेस के डेटाबेस प्रारूप का उपयोग करते हैं यह माइक्रोसॉफ्ट के अन्य सॉफ्टवेयरोन के साथ ही भी कार्यकर्ता है जैसे Excel, PowerPoint, Word आदि।
6) MS Front Page
यह एक वेबसाइट डेवलपमेंट सॉफ्टवेयर है इसे एचटीएमएल एडिटर के रूप में प्रस्तुत किया गया यह 1997 से 2003 तक चरण में रहा इसके बाद मिस एक्सप्रेशन वेब और शेयर पॉइंट डिजाइनर ने इसकी जगह ले लिया वर्तमान में शेयर पॉइंट डिजाइनर उपलब्ध है। और अन्य एडवांस सॉफ्टवेयर की उपलब्धता ने फ्रंट पेज और एक्सप्रेशन वेब को बाजार से बाहर कर दिया है।
Question 2. MS Word के बारे में लिखिए तथा MS Word के फीचर्स का उपयोग लिखिए।
Answer:
Microsoft Word
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड माइक्रोसॉफ्ट कंपनी के द्वारा विकसित किया गया एक शक्तिशाली वर्ड प्रोसेसर है इसके कई संस्करण बाजार में कार्यरत है। यह एमएस ऑफिस नमक पैकेज में आता है माइक्रोसॉफ्ट आपके हर कार्यालय या व्यापार केदो में सभी तरह के लेखन संबंधी समस्याओं का समुचित समाधान है।
Features of MS Word
माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की सभी प्रमुख विशेषताओं को सूचीबद्ध किया है जो आपको एमएस वर्ड सीखने के और अधिक कारण प्रदान करेगा
1. MS Word एक वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर है।
2. MS Word टेक्स्ट फॉर्मेटिंग विकल्प प्रदान करता है।
3. इसमें फ़ॉन्ट आकार रंग और संरेखण चुनना आसान है।
4. MS Word असम तालिका निर्माण और संपादन प्रदान करता है।
5. MS Word में एक बिल्ट इन स्पेल और ग्रामर चेकर होता है।
6. यह छवियों और अन्य मीडिया के सम्मेलन की अनुमति देता है।
7. यह एक बिल्ट इन थिसाॅरस और डिक्शनरी प्रदान करता है।
8. वर्ल्ड में चार्ट और आरेख निर्माण और संपादित करना आसान है।
9. एमएस वर्ड में पेज बॉर्डर और बैकग्राउंड विकल्प होते हैं।
10. MS word में उन्नत लेआउट और डिजाइन टूल है।
11. माइक्रोसॉफ्ट वर्ड में लैंग्वेज सपोर्ट और लैंग्वेज टूल्स है।
12. आप सामग्री तालिका, फुटनोट, और एंड नोट बना सकते हैं।
13. इसमें त्वरित और पेशेवर दस्तावेज निर्माण के लिए टेंप्लेट है।
14. संभावित रियल टाइम सहयोग और परिवर्तनों की ट्रैकिंग।
15. यह मेल मर्ज और मैक्रोज जैसी उन्नत सुविधा प्रदान करता है।
Question 3. Bullet Numbering तथा पेज बॉर्डर के बारे में लिखिए।
Answer:
Bullet
डिफॉल्ट रूप से फॉर वेटिंग टूल बार पर बुलेट बटन को क्लिक करने पर अंतिम बार चैन की गए बुलेट प्रदर्शित होते हैं बाई डिफ़ॉल्ट रुप से प्रदर्शित बुलेट जिनको बदलने के लिए यह करें
1. Format मेनू पर क्लिक करें तथा Bullet and Numbering का चयन करें बुलेट एंड नंबरिंग डायलॉग बॉक्स भांति प्रदर्शित होता है।
2. इच्छित बुलेट चिन्ह का चयन करें।
3. Ok पर क्लिक करें।
Number
बुलेट्स चिन्ह की तरह आप नंबरिंग चिन्ह को भी इच्छा अनुसार बदल सकते हैं इसके लिए निम्नलिखित निर्देशों का पालन करें -
1. Format मेनू को क्लिक करें तथा Bullets and Numbering का चयन करें।
2. Numbered टैब को क्लिक करें। Bullets and Numbering डायलॉग बॉक्स की भांति नंबरिंग स्टाइल प्रदर्शित होते हैं।
3. इच्छा अनुसार नंबरिंग चिन्ह का चयन करें।
4. Ok पर क्लिक करें।
Page Border
Page Border का उपयोग किसी भी Thesis या Books के कवर पेज को बनाने के लिए किया जाता है पेज बॉर्डर की उपयोग से हमारी फाइल बहुत ही सुंदर दिखाई देती है और फाइल को प्रोफेशनल लुक प्रदान करता है।
पूरे पृष्ठ में बॉर्डर सेट करने के लिए यह करें
1. Format मेनू को क्लिक करें तथा Borders and Shading का चयन करें।
2. Page Border टैब का चयन करें।
3. Setting खण्ड के खण्ड के अंतर्गत इच्छित फॉर्मेट का चयन करें। आप Style खण्ड में बॉर्डर की लाइन के स्टाइल को चुन सकते है।
4. फिर Apply To कॉम्बो लिस्ट बॉक्स में Whole Document का चयन करें।
5. Ok पर क्लिक करें।
Question 4. Workbook, Work sheet तथा Data types क्या है?
Answer
Workbook
यह एक एक्सेल फाइल होती है जिसके अंदर कई वर्कशीट होती है जिसमें डाटा स्टोर किया जाता है एक वर्क बुक के अंदर 256 वर्कशीट हो सकती है बाय डिफ़ॉल्ट तीन वर्कशीट प्रदर्शित होती है इस नई वर्कशीट जोड़ा या डिलीट किया जा सकता है रिनेम किया जा सकता है और इसमें सेट को कॉपी मूव आदि का कार्य सरलता से किया जा सकता है वर्क बुक ओपन करने पर वर्कशीट अपने आप खुल जाती है एक समय में एक ही वर्क बुक पर कार्य किया जा सकता है जिसे एक्टिव वर्कशीट कहते हैं।
1 साल की फाइल को वर्क बुक कहते हैं जिसका विस्तारक .xls होता है प्रत्येक वर्कबुक अनेक वर्कशीटों से मिलकर बना होता है।
Worksheet
बुक के पेज की तरह होती है जिसमें हम डाटा को स्टोर कर सकते हैं यह रो और कलम से मिलकर बनती है एक वर्कशीट में 10,48,576 Row और 16,384 कॉलम होता है। प्रत्येक कलम का एक नाम होता है जिसे अल्फाबेट से डिजाइन किया जाता है यह रेंज A से XFD तक होती है एवं रुको न्यूमेरिक नंबर से डिजाइन किया जाता है इसकी रेंज 1 से 1048576 तक होती है। कॉलम हेडिंग 255 Character Maximum होती है Row Width को 409 Point तक बढ़ाया जा सकता है worksheet को बढ़ाया जा सकता है worksheet को Rename किया जा सकता है।
Data Types
MS Excel मैं विभिन्न प्रकार के दाता प्रयोग किए जाते हैं। MS Excel के बारे में अन्य जानकारी प्राप्त करने से पूर्व हमें इसमें प्रयोग किए जाने वाले दाता के विभिन्न प्रकारों की जानकारी होनी आवश्यक है एस एक्सेल में निम्न प्रकार के डेटा का प्रयोग किया जाता है-
Number
उत्तर के इस प्रकार में विभिन्न अंकों को प्रयोग किया जाता है इस डाटा का प्रयोग विभिन्न घटनाओं के लिए किया जाता है नंबर उत्तर में दशमलव का भी प्रयोग किया जा सकता है।
Date
डेटा के इस प्रकार का प्रयोग सेल में तिथि को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। MS Excel में दिनांक को निम्न चार प्रकार से प्रयोग किया जा सकता है-
1. MM/DD/YY ➡️ 11/16/09
2. MMM-YY ➡️ NOV - 09
3. DD-MM-YY ➡️ 16-Nov-09
4. DD-MMM ➡️ 16-Nov
Time
उत्तर के इस प्रकार का प्रयोग सेल में समय को प्रदर्शित करने के लिए किया जाता है। MS Excel मैं समय को भी चार प्रकार से प्रयोग किया जा सकता है-
1. HH:MM ➡️ 9:52
2. HH:MM:SS ➡️ 9:52:25
3. HH:MM:SS AM/PM ➡️ 9:52:25 AM
4. HH:MM AM/PM ➡️ 9:52 AM
Formula
उत्तर के इस प्रकार का प्रयोग विभिन्न घटनाओं के लिए गणितीय सूत्रों के लिए किया जाता है जैसे यदि हमें वर्तमान सेल में सेल A एवं सेल A2 मैं स्थित नंबर उत्तर का योगफल प्रदर्शित करना है तो इसके लिए इस सेल में =A1+A2 टाइप करना होगा यह टाइप करके जैसे ही हम किसी अन्य सेल में जायेंगे तो सेल A1 एवं A2 में स्थित Number डेटा का योग इस सेल में प्रदर्शित हो जाएगा।
Text
इस प्रकार के डाटा का प्रयोग सेल में विभिन्न जानकारियां प्रधान करने के लिए किया जाता है जैसे नाम पता आधी इस प्रकार के डाटा में वहां गीत डाटा भी आते हैं जिनका प्रयोग किसी गणना में नहीं किया जा सकता जैसे टेलीफोन नंबर।
Question 5 संक्षिप्त टिप्पणी लिखिए
(a) Formulas (b) Cell
Answer
Formula
गणना के स्वतः क्रियान्वयन के लिए हम फार्मूला को सेल में लिखते हैं। किसी फार्मूला की शुरुआत हम = बराबर के चिन्ह से करते हैं। उपयुक्त फार्मूला का चुनाव हम कमांड्स से जाकर भी कर सकते हैं या स्वयं भी लिख सकते हैं उदाहरण के लिए आज का दिनांक सेल में स्वतः इंटर करवाने के लिए यह लिखें =TODAY() इस फार्मूला के इंटर होने से उसे सेल में प्रतिदिन उसे दिन की तिथि स्वत ही प्रदर्शित होती रहेगी।
Cell
किसी रो तथा कॉलम के प्रतिच्छेद को सेल कहते हैं अर्थात वह स्थान जहां रो तथा कॉलम आकर मिलते हैं सेल कहलाता है। किसी वर्कशीट में कोई भी डाटा इसी सेल में भरा जाता है जिस सेल में डाटा टाइप करते हैं वह एक्टिव सेल या वर्तमान सेल कहलाता है इसकी सीमा कुछ गहरी दिखाई देती है।
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