Question 1
Journal, ledger, cash book एवं balance sheet क्या है?
Answer
General (जर्नल)
एक लेख रिकॉर्ड जहां सभी व्यवसायिक लेनदेन मूल रूप से दर्ज किए जाते हैं। एक जर्नल विवरण जो लेनदेन हुआ और कौन से खाते प्रभावित हुए। जर्नल र्पविष्टियां आमतौर पर क्रमिक क्रम(chronological order) में दर्ज की जाती है , और बहीखाता की डबल - एंट्री विधि का उपयोग करती है।
Ledger (लेजर)
जिस पुस्तक में खातों को बनाए रखा जाता है उसे लेजर कहा जाता है आमतौर पर , किस पुस्तक के प्रत्येक प्रष्ठ पर एक खाता खोला जाता है, लेकिन यदि किसी विशेष खाते से संबंधित लेन - देन असंख्या है , तो यह एक से अधिक प्रष्ठों तक बढ़ सकता है। उसे खाते से संबंधित सभी लेन-देन क्रमिक रूप से दर्ज किए जाते हैं। जर्नल से प्रत्येक लेनदेन कम से कम दो संबंधित खातों पर पोस्ट किया गया है - एक खाते का डेबिट पक्ष , और दूसरे खाते का क्रेडिट पक्ष। याद रखें कि, यदि जर्नल एंट्री में दो खाते शामिल है, तो इसे लेजर में दो खातों में पोस्ट किया जाएगा और अगर जर्नल एंट्री में तीन खाते होते हैं तो उसे लेजर में तीन अलग-अलग खातों में पोस्ट किया जाएगा जिसे पोस्टिंग के रूप में जाना जाता है। लेनदेन को जर्नल के माध्यम से भेजा जाना चाहिए इस। अवधारणा को नीचे दिखाया गया है:
Transaction , General , Ledger
एण्डिंग अकाउण्ट बैलेंस = बिगिनिंग बैलेंस + इनक्रिजेज - डिक्रीजेज
सामान्य तौर पर कहां जाए तो एक जनरल लेजर केवल वह बुक होती है जिसमें एक व्यवसाय की संपत्ति, उत्तरदायित्व , इक्विटी , रेवेन्यू तथा खर्च खातों के वित्तीय सौदों व शेषों का संक्षिप्त रिकॉर्ड होता है।
Cash book (कैश बुक)
एक अकाउंटेंट डेबिट या क्रेडिट कॉलम के भीतर होने वाले कैश बुक लेनदेन को क्रोनोलॉजिकल रिकॉर्ड कहते हैं। एक व्यवसाय विभिन्न नकद रसीदों और भुगतान के माध्यम से भुगतान करने वाले भुगतानों का ट्रैक रखने के लिए कैश बुक का उपयोग करता है।
बड़ी कंपनियां आमतौर पर नकद पुस्तक को दो हिस्सों में विभाजित करती है: नकद वितरण पत्रिका जो सभी नकदी भुगतानों जैसे कि देय खाते और परिचालन खर्च, और नकदी प्राप्ति पत्रिका रिकॉर्ड करती है , जो सभी नकद रसीदो जैसे खातों को प्राप्त करने योग्य और नकद बिक्री रिकॉर्ड करती है।
कैश ट्रांजैक्शन को सीधे ही कैश बुक में रिकॉर्ड कर दिया जाता है तथा एक प्रकार के रिकॉर्ड के आधार पर लेजर अकाउंट तैयार किए जाते हैं । इसलिए कैश बुक सब्सिडियरी बुक है। लेकिन कैश बुक, स्वयं ही कैश अकाउंट व बैंक अकाउंट की आवश्यकता को पूरी करती है। वस्तुत: बैलेंसेज़ को सीधे ही ट्रायल बैलेंस में दर्ज कर दिया जाता है।
Balance sheet (बैलेंस शीट)
क्तीय लेखांकन में, बैलेंस शीट एक ऐसा स्टेटमेंट है जो निर्धारित तिथि पर बिजनेस की फाइनेंशियल पोजिशन को प्रकट करती है चाहे वह एकमात्र स्वामित्व, व्यापार साझेदारी, निगम , निजी सीमित कंपनी या अन्य संगठन हो।
Importance (महत्व)
1) फाइनेंशियल पोजिशन जानना
2) डेटर्स व क्रेडिटर्स से प्राप्त अमाउंट्स जानना 3) बिजनेस की असेट्स व लायाबिलिटीज जानना
Question 2
New company creation को समझाइए।
Answer
नई कंपनी का निर्माण
प्रत्येक आर्गेनाईजेशन के लिए Tally 9 में कंपनी का निर्माण होता है इसमें आपको कंपनी के बारे में बेसिक इनफार्मेशन देनी होती है Gateway of Tally पर f3 बटन या 'company info' दबाएं । नई कंपनी के निर्माण की प्रक्रिया प्रत्येक फील्ड की डिटेल्ड एक्स्प्लेशन इस प्रकार है-
Step 1: company info menu में से 'create company' चुने या फिर बनी हुई कंपनी की जरूरत हो तो 'select company' चुने।
Step 2: 'create company' को चुनकर आपको निम्न स्क्रीन दिखती है , जिससे आप सूचना देना शुरू करते हैं।
Step 3: आवश्यक जानकारी जैसे - company name , address, county , pin code आदि को ध्यान पूर्वक भरकर कंपनी को save कर दें।
Question 3
Budget क्या है ? Budget के create. alter एवं delete को समझाइए।
Answer
Budget (बजट)
विभिन्न प्रकार के बजट बनाने की सुविधा आपको Tally 9 देता है जैसे की मार्केटिंग बजट, प्रोडक्शन बजट, Realistic budget ,Optimistic budget, Budget को बनाने से पहले आपको F 11: features बटन gateway of Tally मैं दबाना होगा। Tally ERP 9 में मटन बनाने के लिए Gateway of Tally > Accounts info > Budgets > Create पर जाए।Account info > Budgets का उपयोग कर आप बजट बना सकते हैं तथा उसमें बदलाव कर सकते हैं।
बजट बनाना
बजट क्रिएट करने के लिए Gateway of Tally - Accounts - Info - Budget - Create को चुनने पर हमें निम्न दिखाई देगी:
Name
यहां आप बजट का नाम व अतिरिक्त नाम दे सकते हैं।
Under
यहां आप present budget को चुनेगे । Default या पूर्व में बने किसी बजट को चुन सकते हैं।
Period of Budget
यहां आप बजट की अवधि बताऐगे। स्टार्ट तिथि से एण्ड तिथि तक बताने की आवश्यकता होती है।
बजट में बदलाव करना
बजट में बदलाव के लिए Gateway of Tally - Account Info - Budget - Alter को चुनें व जिस बजट को बदलना हो, उसे बजट की सूची में से चुनें ।
यहां पर आपको सभी information के लिए 'yes' को चुनना है और अंत में 'Save' करना है।
बजट को हटाना / मिटाना
बजट को हटाने के लिए Gateway of Tally - Accounts Info - Budgets - Alter को चुनें व बजट के नाम की सूची में से जिस बजट को हटाना हो उसे चुने व Alt + D दबा दें।
Question 4
Tally में Import एवं Export क्या है, समझाइए।
Answer
विभिन्न application को आप Tally व्दारा export या Import भी कर सकते हैं summary व statement report के लिए होता है। Tally द्वारा आप इन्हें दूसरी कंपनी को export कर सकते हैं , जो इन्हें डायरेक्टल import करेगी।
Exporting Report
1) Gateway Of Tally - Display - Trial Balance से कोई भी रिपोर्ट चुनें।
2) ऊपर दिए गए बटन बार में E : Export बटन दबाए, यहां language default, format (XML , HTML, ASCII ) output file name , scale factor of value in Tens , hundreds or million a relation format वह अन्य डाटा डालें व export में 'yes' करें।
आउटपुट फाइल को C : / Tally / Data Folder में सेव करें । नोटपैड में टेक्स्ट एक्सटेंशन वाली फाइल खुलता है। html व xml वाली File को internet explorer में खोलें।
टैली में इंपोर्ट करना
अगर हमें केवल डेटा विकल्प import करने की आवश्यकता है तो हमें केवल "Import " विकल्प चुनना होता है। इसमें आप एक कंपनी से दूसरी कंपनी या ब्रांच से Head office का Data ट्रांसफर कर सकते हो।
Gateway of Tally - Import of Data को चुनें
Import से पहले Tally पूरे data की integrity व सभी masters व Vouchers की एग्जिस्टेंस को चैक करता है। Tally software C : / drive में होता है व Import File का एक्सटेंशन imp होता है।
Question 5
Backup व Restore क्या है ? इसकी आवश्यकता क्यों है ?
Answer
बैकअप
बैकअप का अर्थ होता है डाटा या डेटाबेस का दो या दो से अधिक कॉपी तैयार करके रखना , जिसका उपयोग जब हमारा मुख्य डाटा किसी कारणवश डिलीट या करप्ट हो जाए तो उसे स्थिति में हम बैकअप लिए हुए डाटा का उपयोग कर सकते हैं बैकअप लेने के लिए हमें एक External Device की आवश्यकता होती है जैसे - पेन ड्राइव , सीडी , हार्ड डिस्क ड्राइव , एसएसडी एवं फ्लांपी डिस्क उपयोग हम बैकअप लेने के लिए कर सकते हैं।
रिस्टोर
रिस्टोर का अर्थ होता है बैकअप लिए डाटा को पुनः डेटाबेस में लाना, जिससे उसका उपयोग किया जा सकता है। टैली में बैकअप के लिए हुए डाटा को हम स्टोर कर सकते हैं और इसका उपयोग हम एक या एक से अधिक कंप्यूटर में कर सकते हैं यह बहुत महत्वपूर्ण विकल्प है।
बैक अप व रिस्टोर की आवश्यकता
कंप्यूटर पर कई कार्य किया है , यानी कोई एक्सेल शीट तैयार की है , टैली पर एंट्री की है, या ऑटोकैड पर ही कोई प्रोजेक्ट तैयार किया है, और यदि वह डाटा डिलीट हो जाता है, corrupt हो जाता है , या किसी भी दूसरी वजह से खराब हो जाता है , तो निश्चित ही आपको बहुत निराशा महसूस होगी , क्योंकि उसमें आपका काफी समय लगा होता है और कई बार आपका बहुत ही महत्वपूर्ण डाटा भी होता है।
तो इन्हीं सब परेशानियों से बचने के लिए अपने डाटा को सुरक्षित और save रखने के लिए डाटा बैकअप किया जाता है, ताकि भविष्य में ऐसी भी डाटा लॉस की परिस्थिति से बचा जा सके।
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